In o.g. Thema habe ich den Hinweis gegeben, dass es sinnvoll sein kann, bestehende Prozesse der Verwaltung transparent zu machen. Das Thema habe ich aus der Diskussion herausgelöst.
Mit meinem Hinweis ist gemeint,dass es zu jedem Aufgabengebiet eine Dokumentation geben sollte, in der steht, was genau zu tun ist, um die Anforderung umsetzen zu können.
Ein Beispiel:
Kernteamler A ist zuständig für die Kaffee-ABOs. Ihm sollte eine Ablaufbeschreibung vorliegen, in der steht, wo er die Bestellungen findet, wie er die ABOs auf die Reise bringt, wie die Rechnungsstellung erfolgt, auftretende Reklamationen funktionieren und wie eine Kündigung bearbeitet wird.
Dieser Ablauf (oder Prozess) wird in einer Dokumentenbibliothek abgelegt, auf die eine relevante Gruppe Zugriff hat. Damit weiß jeder was der andere tut und wie er es tut. Ist auch ein wichtiges Führungswerkzeug, da die Führungskraft bei Unklarheiten auf den Prozess verweisen kann.
Im ersten Moment ist das ein Investment und bringt auch keinen Euro mehr ein, im zweiten Moment ist es eine Zeitersparnis bei der Einarbeitung/Vertretung und bringt die Möglichkeit die Abläufe stetig zu verbessern, in dem man die eigenen Prozesse regelmäßig hinterfragt und überprüft. Bei Abläufen, die man “nur im Kopf hat” geht das nicht.
Sobald eine Verwaltung groß ist und viele Prozesse hat, kommt man in der Regel mit der Dokumentation nicht mehr hinterher. Daher gleich zu beginn professionell aufstellen.
Beste Grüße
Philipp
Es gibt schon einige solche Prozessabläufe, aber es steht sowieso gerade für das Team an, die internen Abläufe zu überarbeiten, gerade ist soetwas wie ein Wiki im Aufbau.